Elektronická evidence dokumentů - BüroKomplet


Elektronická evidence dokumentů

Lze propojit s informačním systémem

Sken-iKSnad ve všech firmách se řeší problematika evidence dokumentů. Papírový archiv je sice standardní záležitost, nicméně fyzické hledání konkrétního dokumentu může být hodně zdlouhavé, a pokud nemáte archiv zrovna místně k dispozici, je to skoro neřešitelný problém.

 

Aplikace Sken-iKevidence dokumentů

Sken-iK je systém, kterým jednoduše a efektivně zajistíte elektronickou evidenci dokumentů. Jedná se o propojení dvou oblastí - informačního systému (software) a skenování papírové podoby dokumentů. Softwarová aplikace Sken-iK umí připojit naskenovaný dokument přímo k záznamům ekonomického informačního systému (IS) také pomocí čárových kódů.

 Systém Sken-iK je uzpůsoben pro práci s IS HELIOS. Není však problém aplikovat jej i na jiné systémy (pokud tyto umožňují evidenci externích dokumentů).

 Externí (naskenované) dokumenty lze připojit v informačním systému k přijatým fakturám, k poště, k potvrzeným dodacím listům, lze takto evidovat smlouvy nebo i zakázkové listy a další dokumenty.

 

Výhody aplikace sken-iK:

 Naskenovaný dokument (tedy v původní podobě) je k dispozici komukoliv, kdo má na daný dokument přidělená práva.

 Aniž by bylo nutné procházet šanony a papírové archivy, jednoduše je daný dokument vyhledatelný dle zadaných parametrů u záznamu v informačním systému.

 Dokument je možné kdykoliv znovu vytisknout, poslat e-mailem či jinak zpracovat.

 Pokud informační systém používáte pomocí tzv. vzdálené plochy, je dokument dosažitelný z kteréhokoliv místa na světě.

 

Skenování pomocí čárových kódů

Pokud jste zvyklí na práci s čárovými kódy, může je používat i pro evidenci dokumntů. Jak to funguje? Stačí 5 jednoduchých kroků

1. krok - příchozí doklady zaevidujete do informačního systému, jak jste zvyklí

2. krok - k zadaným dokladům přiřadíte čárové kódy vygenerované systémem HELIOS

3. krok - vytisknete čárové kódy a nalepíte na dané doklady

4. krok - doklady naskenujete

5. krok - Sken-iK načte čárové kódy a automaticky přiřadí naskenované dokumenty k příslušným dokladům v informačním systému HELIOS