Servis dispečink - systémové řešení pro servisní a montážní firmy - BüroKomplet


Servis dispečink - systémové řešení pro servisní a montážní firmy

ServisDispečink lze propojit s informačním systémem

 

 Máte problémy efektivně zkoordinovat své servisní techniky a dispečink?

 Stává se vám, že technici předají podepsané servisní listy od zákazníků i po několika týdnech, když si udělají pořádek v autě?

 Máte problém s vedením pečlivé evidence servisovaných zařízení?

 Evidujete servisní, nájemní či leasingové smlouvy stále jen papírově v šanonech?

 Trápí vás chyby v pravidelné fakturaci ze smluv?

 Potřebujete sledovat přesnou historii servisovaných zařízení a všech provedených servisních zásahů?

 

Náš Sevis dispečink dokáže tohle vše a ještě mnohem víc

Systém vám umožní lépe pracovat, přesně vyhodnocovat a adekvátně ohodnocovat jak zařízení a zákazníky, tak i své dispečery, techniky a obchodníky.

 

 

Jak na dispečink?

V servisních firmách bývají zákazníci často navázáni na servisního technika. Na jednu stranu můžete být spokojení, protože se udržují a upevňují osobní vazby, na stranu druhou vám to přináší i obtíže. Ne vždy servisní technik úplně ideálně komunikuje s dispečinkem či fakturanty, a tak se často stává, že levá ruka neví, co dělá pravá. V tom horším případě se ne vždy všechny potřebné informace od technika do firmy vůbec dostanou.

„Po nasazení systému Servis dispečink se zjednodušila komunikace mezi dispečinkem a servisními techniky, už si nemusíme telefonovat a předávat papírové podklady, bát se, že někdo na něco zapomene. Dnes, po zaznamenání požadavku zákazníka do systému, odejde přiřazenému technikovi na e-mail zakázkový list se všemi potřebnými informacemi,“ popisuje změnu po zavedení systému Servis dispečink paní Gerychová, dispečerka společnosti Hrbáček Servis s.r.o.

 

Jak na techniky?

„Také se nám stávalo, že teprve po několika týdnech, kdy si technik udělal pořádek v autě, se na patřičná místa dostaly všechny servisní či montážní listy a firma odesílala faktury na své zákazníky v době, kdy už si ani nepamatovali, že u nich byl někdo něco opravovat,“ vzpomíná jednatelka servisní firmy LANIKO, paní Jaitnerová, na dobu před pořízením informačního systému. 

Servis dispečink vám umožní nastavit hlídací systémy, které přidělí technikovi provizi ze servisního zásahu pouze v případě, že servis provede do určitého dne od nahlášení a že servisní list předá na dispečink nebo naskenuje do systému do stanovené doby. Zaručíme vám, že poté bude vše fungovat tak, jak má. Technici nebudou chtít přicházet o své provize. Vy nemusíte nic dohledávat, ani vypočítávat, systém si hlídá vše sám podle nastavení. Vy pak budete mít v systému přehledy, které vyhodnocují servisní zásahy dle jednotlivých techniků i dle jednotlivých zákazníků, včetně porovnávání mezi sebou. 

 

Jak na zákazníky?

Zákazník má vždycky pravdu, ale… Určitě se vám někdy stává, že volá rozladěný zákazník, který má pocit, že mu neustále něco fakturujete. Že jsou u nich vaši technici pečení vaření a že stroj, který servisujete, za nic nestojí. Co v takové chvíli děláte? Dokážete zákazníkovi ihned argumentovat a předložit důkazy, jak je to ve skutečnosti? Nebo si musíte nejprve někde sehnat podklady, a proto požádáte zákazníka, že mu za chvíli zavoláte zpět a jdete hledat podklady?

Díky Servis dispečinku si můžete jednoduše už během prvního telefonátu zobrazit všechny servisní zásahy, všechny dodávky spotřebního materiálu či výměnu náhradních dílů buď za celou historii daného stroje, nebo jen za určité období. Ihned je vidět, kde je pravda a vy můžete zákazníkovi nejen argumentovat, ale především své argumenty podložit důkazy. Že se k nim sice jezdí často, ale protože mají 10 strojů a na každém je maximálně jeden servisní zásah do roka. Nebo že se k nim sice jezdí každý druhý týden, ale jen proto, že stroj hodně zatěžují a objednávají do něj neustále spotřební materiál. S přesnými podklady v rukou můžete zákazníkovi rozumně argumentovat a zklidnit situaci.

Stejné je to v případě, že se zákazníkovi stroj pokazí a oprava bude dražší, než obvykle. Zákazníci se v té chvíli rozmýšlí, jestli mají investovat spoustu peněz do opravy starého stroje, nebo raději rovnou koupit nový. V té chvíli jste schopní, pokud máte Servis dispečink a s ním všechna data v systému, zákazníkovi jednoduše doložit, která varianta je pro něj výhodnější. V systému vidíte, v jaké fázi životnosti stroj je, jak často se servisuje a jak moc je kazový. Zákazník se pak na základě předložených faktů rozhodne, co je pro něj lepší. 

„Když jsme potřebovali dříve dohledat nějaký servisní zásah z minulosti, museli jsme informace dohledávat ve výdejkách ze skladu nebo ve skenech zakázkových listů, což bylo velmi zdlouhavé a nepraktické. Dnes se podíváme na jedno místo, informace můžeme filtrovat podle stroje, jeho výrobního čísla, podle umístění stroje. Okamžitě najdeme nejen daný servisní zásah, ale také technika, který opravu prováděl, včetně materiálu a náhradních dílů, které při opravě spotřeboval,“ pochvaluje si paní Gerychová, dispečerka společnosti Hrbáček Servis s.r.o.

 

Jak na smlouvy?

Řešíte také evidenci smluv, ať už servisních, nájemních či leasingových? Z praxe víme, že jsou smlouvy často zařazeny jen v šanonech. Když pak volá zákazník a odkazuje se na smlouvu, je buď požádán, aby chvíli setrval na telefonu, a jde se hledat smlouva, nebo mu z firmy volají nazpět, až smlouvu najdou. Zavedením smluv do systému se práce s nimi značně urychlí. Po zadání jména zákazníka se vám v systému zobrazí všechny jeho smlouvy, jak aktivní, tak i archivní. V systému jsou zavedeny všechny potřebné údaje smlouvy a vy tak můžete pružně reagovat na zákazníkovy připomínky ihned, když volá.

Se smlouvami jsou také spojeny pravidelné fakturace podle smluv. Než se vyfakturují všechny smlouvy, trvá to většinou několik dní a chybovost je celkem vysoká. „Máme stovky smluv, a z každé se fakturuje jinak. Z některé dopředu, z jiné zase zpětně. Z některé měsíčně, z jiné kvartálně. Každá smlouva má navíc jiné ceny. Když jsme dříve vystavovali na zákazníky faktury ze smluv, trvalo to několik dní a ve fakturách byly často chyby. Nemluvě o tom, že občas se na nějakého zákazníka zapomnělo a nebylo mu vyfakturováno vůbec. Od té doby, co používáme automatickou fakturaci ze systému, je tato práce hotová asi za půl hodiny a bez chyb,“ pochvaluje si automatizaci jednatelka společnosti LANIKO

 

Jak na obchodníky?

Díky evidenci smluv v systému Servis dispečink můžete vyhodnocovat také své obchodníky. V systému máte přehledy (měsíční, kvartální, roční), kde vidíte, kolik nových smluv bylo podepsáno, nebo naopak kolik smluv bylo ukončeno. Tyto přehledy můžete mít buď za celou firmu, nebo za jednotlivé obchodníky. Vidíte, kolik odvedli práce, vidíte, kolik ze smluv fakturujete. Jestli zisky stoupají, nebo naopak klesají. Pomocí těchto přehledů se mohou také jednoduše, nebo dokonce automaticky vypočítávat provize obchodníkům. Automat se dá nastavit pouze na aktivní smlouvy. Systém si poté sám hlídá, když zákazník smlouvu vypoví a z takové smlouvy se přestává obchodníkovi provize vypočítávat. 

 

Jak na tom jste?

Všichni máme rádi čísla, obzvlášť když rostou. Je proto potřeba neustále sledovat efektivnost nájemních zařízen i servisních a nájemních smluv. V průběhu životnosti zařízení může v systému Servis dispečink porovnávat náklady s výnosy. Jednoduše, jen zobrazením jedné tabulky. Můžete například porovnávat stejná zařízení u jednoho zákazníka, nebo stejná zařízení u různých zákazníků. Odhalit kazové zařízení a efektivně ho nahradit.

V případě, že končí platnost smlouvy, systém na to dopředu upozorní, abyste měli dost času jednat se zákazníkem o prodloužení či uzavření nové smlouvy. Pokud v tuto chvíli nejste schopni měřit své výsledky, nemůžete nic zlepšovat. Je tedy potřeba se rychle a jednoduše dostat k číslům, která vám řeknou, zda se vyplatí prodloužit smlouvu za stávajících podmínek, nebo je potřeba do budoucna něco změnit.  

„Jako největší přínos vnímám fakt, že díky systému Servis dispečink mám všechna data na jednom místě. Vše provázané, včetně evidence smluv a jejich exspirace. Díky tomu mám přehled a velmi rychle a jednoduše zhodnotím výnosy, nebo ztráty jednotlivých strojů, jejich vytížení a výtěžnost,“ svěřuje se pan Hrbáček, majitel společnosti Hrbáček Servis s.r.o.

 

Nezáleží na tom, zda servisujete domácí spotřebiče, zdravotní pomůcky, výtahy nebo klimatizace. Systémové řešení Servis dispečink eviduje servisované zařízení i záznamy požadavků zákazníků, včetně zařízení v nájmu

 


Máte o software Servis dispečink zájem? Napište nám, nebo zavolejte a domluvte si prezentaci, ukážeme vám, jak systém funguje v praxi.